אף אחד לא מודד אתכם לפי גודל רשימת התפוצה. אפילו קצת להיפך - המדד הנכון הוא אחוז הפתיחות, הקליקים והמעורבות של הנמענים. אלה הנמענים החשובים לכם כלקוחות וכקהל.

הסטטיסטיקה העולמית מספרת שבממוצע שליש מהנמענים לא יפתחו מיילים שאתם שולחים, ובממוצע לפחות כ-20% מהכתובות כבר לא יהיו רלוונטיות לאחר שנה, וההודעות שאתם שולחים לשם יחזרו אליכם מהשרת.

לכן כדאי מדי פעם 'לנקות' את הרשימות – לדאוג שלא יהיו שם נמענים שסתם מכבידים עליכם.

למה חשוב לנקות רשימות?

זה נשמע כאילו זה לא חשוב שיש כתובות לא פעילות ברשימות שלכם, אבל נקיון רשימה הוא לא משהו אסתטי בלבד – הנה כמה סיבות מאוד טובות לעשות נקיון:

• אתם מורידים את הסיכוי שהמייל שלכם יסווג כספאם - כי אתם למעשה מורידים את הסיכוי שאנשים שלא מתעניינים בכם או לא זוכרים שנרשמו יסווגו את המייל שלכם כדואר זבל, ושירותי מייל כמו ג'ימייל נותנים לסיווגים כאלה חשיבות רבה בהחלטה עתידית האם המייל שלכם הוא ספאם. זה כבר משפיע על כל הנמענים, גם החשובים.
• אתם מורידים את הסיכוי שמייל שלכם יחזור מהשרת (bounce) - גם דחיית מייל כזאת יכולה להוריד את ה'ציון' שלכם ולגרום לסיווג עתידי של המיילים שלכם כספאם, אצל כל הנמענים.
• חיסכון בעלויות - כשיש לכם פחות כתובות של נמענים, יכול להיות שמתאימה לכם תוכנית יותר זולה. זה גם חיסכון כספי, וגם מספר יותר מוצלח בדוחות ROI.

מתי לעשות ניקוי?

תמיד כדאי להיות עם אצבע על הדופק ולקרוא את הסטטיסטיקות של הדיוורים בימים שאחרי השליחה. כשאתם רואים עלייה בכמות המיילים החוזרים (bounced), באחוז הפתיחה וההקלקה, ובאחוז הבקשות להסרה, זה סימן שיש נמענים מיותרים.

אבל הזמן שלכם יקר, ולכן אנחנו לא נלמד אתכם לעשות תהליך ניקוי ידני ומייגע, אלא תהליך אוטומטי, כיאה לסביבה ממוחשבת של המאה העשרים ואחת.

איך מבצעים ניקוי?

הדרך הכי יעילה לניקוי רשימות היא על-ידי תהליך אוטומטי שמכיל שני רכיבים:

1. הגדרת רשימה דינמית, שבה למעשה מוגדרים התנאים שקובעים מתי נמען צריך להפוך ללא פעיל.
2. הגדרת תהליך אוטומציה, שמבצע את הנקיון (משנה את סטטוס הנמענים בלאחר שהם נכנסים לרשימה הדינמית)

ההנחיות כאן נכתבות בהנחה שאתם כבר יודעים איך מגדירים רשימה דינמית ואיך מגדירים תהליך אוטומציה. אם אתם צריכים פירוט או ריענון לנושאים האלה, קיראו את המאמרים שלנו:
• איך מגדירים רשימה דינמית
• איך מגדירים תהליך אוטומציה

התחילו תמיד ברשימות שבהן יש הכי הרבה שימוש - גם מבחינת מספר נמענים, וגם מבחינת התדירות הגבוהה של משלוח הדיוורים.

הגדירו תהליך אוטומציה מתאים. זאת הדרך הכי קלה לנקות רשימות:

1. הגדירו רשימה דינמית חדשה. מומלץ לתת לה שם שממנו יהיה לכם ברור שהיא רשימה לצרכי נקיון אוטומטי, ולא רשימה שקשורה לדיוורים שלכם.
2. הגדירו ברשימה הדינמית את התנאים שקובעים מתי נמען צריך להימחק. התנאי הכי מתאים הוא לפי פעולות של נמענים / לא פתחו דיוורים יותר ממספר ימים.
   כדאי לבחור מספר ימים שמעיד על זה שלא פתחו כבר כמה דיוורים ברציפות. אם אתם שולחים דיוור אחת לשבוע, למשל, המשמעות של 70 ימים הא שלא פתחו את עשרת הדיוורים האחרונים ששלחתם.
3. הגדירו תהליך אוטומציה: הטריגר יהיה 'נמען נכנס לרשימה', ושם תבחרו את שם הרשימה הדינמית שיצרתם, והפעולה תהיה 'הפיכת הנמען ללא פעיל ברשימה' (שימו לב לא להתבלבל, ולבחור את הרשימה המקורית שבה היה הנמען, ולא את הרשימה הדינמית) או 'הפיכת הנמען ללא פעיל בכל החשבון' (ביטול גורף יותר).
4. בנוסף, תוכלו לעדכן תיוג מסויים לנמען, או לשנות ערך בשדה מסויים אצלו, כדי להעיד כל כך שהוא 'נוקה'.
5. לא לשכוח להוסיף אלמנט סיום לאוטומציה
6. זהו. הפעילו את האוטומציה ותנו לה לעבוד בשבילכם